Contoh Flowchart PT. Pindad (Persero) dan Penjelasannya

1. Profil PT. PINDAD (PERSERO)

Pada Tahun 1980-an pemerintah Indonesia semakin gencar menggalakan program alih teknologi, saat inilah muncul gagasan untuk mengubah status pindad menjadi perusahaan berbentuk perseroan terbatas. Berdasarkan keputusan Presiden RI No.47 Tahun 1981, Badan Pengkajian Penerapan Teknologi (BPPT) yang sudah berdiri sejak tahun 1978, harus lebih memperhatikan proses transformasi teknologi yang ditetapkan pemerintah Indonesia itu, termasuk pengadaan mesin-mesin untuk kebutuhan Industri.

Perubahan status Pindad dilatarbelakangi oleh keterbatasan ruang gerak Pindad sebagai sebuah industri karena terikat peraturan-peraturan dan ketergantungan ekonomi pada anggaran Dephankam sehingga tidak dapat mengembangkan kegiatan produksinya. Selain itu, Pindad pun dinilai membebani Dephankam karena biaya penelitian dan pengembangan serta investasi yang cukup besar. Karena itu Dephankam menyarankan pemisahan antara war making activities dan war support activities. Kegiatan Pindad memproduksi prasarana dan perlengkapan militer adalah bagian war support activities sehingga harus dipisahkan dari Dephankam dan menjadi perseroan terbatas yang sahamnya dimiliki oleh pemerintah Indonesia. Ketua BPPT saat itu Prof. DR. Ing. B.J. Habibie kemudian membentuk Tim Corporate Plan (Perencana Perusahaan) Pindad melalui Surat Keputusan BPPT  No. SL/084/KA/BPPT/VI/1981. Tim Corporate Plan diketuai langsung oleh Habibie dan terdiri dari unsur BPPT dan Departemen Hankam.

Sebagai sebuah perusahaan Pindad diharapkan dapat memproduksi peralatan militer yang dibutuhkan secara efisien dan  menghasilkan produk-produk komersial berorientasi bisnis.  Dan memiliki biaya serta anggaran sendiri untuk pengembangan, penelitian dan investasi serta mengembangkan profesionalisme industrinya.

Berdasarkan hasil kajian dari Tim Corporate Plan diputuskan komposisi produksi Pindad adalah 20% produk militer dan 80% komersial atau non militer. Tugas pokok Pindad adalah menyediakan dan memproduksi produk-produk kebutuhan Dephankam seperti munisi ringan, munisi berat, dan peralatan militer lain untuk menghilangkan ketergantungan terhadap pihak lain. Tugas pokok kedua adalah memproduksi produk-produk komersial seperti mesin perkakas, produk tempa, air brake system, perkakas dan peralatan khusus pesanan. Dan pada awal 1983 Pindad menjadi badan usaha milik Negara (BUMN) sesuai dengan keputusan pemerintah yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah (PP) RI No.4 Tahun 1983 tertanggal 11 Februari 1983.

2. Bagian yang Terlibat

Bagian yang terlibat dalam prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas PT. PINDAD (PERSERO) ialah:

1.   Kepala Departemen di Setiap Departemen yang Membutuhkan

Kepala Departemen bertanggung jawab dalam menyetujui permohonan SPPD.

2.   Departemen Administrasi dan Umum

Departemen Administrasi dan Umum bertanggungjawab dalam pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas.

3.   Departemen Akuntansi Keuangan

Departemen Akuntansi Keuangan bertanggung jawab atas pembuatan, legaslisasi dan penjurnalan rincian biaya SPPD dan bukti pengeluaran kas.

4.   Kasir

Kasir bertanggungjawab mencairkan dana sesuai dengan nominal yang tertera pada SPPD.

5.   Tempat Tujuan

Legalisasi Surat Perintah Perjalanan Dinas.

3. Formulir yang Digunakan

Formulir yang digunakan dalam prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas PT. PINDAD (PERSERO) ialah:

1.   Permohonan Surat Perintah Perjalanan Dinas

PSPPD merupakan sebuah surat permohonan yang dibuat oleh kepala bagian yang membutuhkan yang menugaskan pegawai dibawah naungannya untuk melakukan perjalanan dinas

2.   Surat Perintah Perjalanan Dinas

SPPD merupakan sebuah surat yang dibuat bagian Administrasi dan Umum setelah menerima PSPPD. SPPD ini dibuat rangkap 3, untuk diberikan kepada bagian yang memerlukan yakni sebagai arsip pada bagian Administrasi dan umum, dibawa oleh pihak yang melakukan perjalanan dinas, dan diberikan pada bagian keuangan.

3.   Bukti Pengeluaran Kas

Bukti pengeluaran kas berisikan nomor registrasi surat, tanggal, kepada siapa kas dibayarkan, nominal kas yang keluar, keperluan perjalanan, bukti pendukung, jurnal, dan tangan pihak berwenang.

4.   Rincian Biaya Perjalanan Dinas

Rincian biaya perjalanan dinas adalah keseluruhan biaya yang dikeluarkan dalam satu kali pembuatan bukti kas keluar untuk keperluan perjalanan dinas. Formulir biaya ini berisikan informasi biaya harian, biaya akomodasi, biaya transport, biaya persiapan dan tunjangan kirim munisi.

4.            Prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di PT PINDAD (Persero) merupakan suatu prosedur pengajuan SPPD dari awal yakni Permohonan Surat Perintah Perjalanan Dinas (PSPPD) hingga akhir  proses yakni pengarsipan SPPD.

Adapun prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas sebagai berikut:

1.   Prosedur dimulai dengan pembuatan Permohonan Surat Perintah Perjalanan Dinas (PSPPD) oleh Kepala Departemen yang membutuhkan perjalanan dinas. Kemudian Kepala Departemen mengajukan PSSPD ke Departemen Administrasi dan Umum untuk dibuatkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

2.   Berdasarkan Permohonan Surat Perintah Perjalanan Dinas (PSPPD) dari Kepala Departemen yang mengajukan, Departemen Administrasi dan Umum membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) sebanyak rangkap tiga. Lembar 1 disimpan sebagai arsip, lembar 2 diberikan kepada pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas dan lembar 3 diberikan ke Departemen Akuntansi Keuangan.

3.   Beradasarkan SPPD lembar 3 dari Departemen Administrasi dan Umum, Departemen Akuntansi Keuangan membuat rincian biaya perjalanan dinas 1 lembar dan bukti pengeluaran kas sebanyak 2 lembar. Kemudian dokumen SPPD, rincian biaya perjalanan dinas dan bukti pengeluaran kas tersebut dilegalisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan.

4.   Berdasarkan SPPD, rincian biaya perjalanan dinas 1 lembar dan bukti pengeluaran kas yang telah dilegalisasi sebanyak 2 lembar, bagian Kasir melakukan pencairan dana dan memberikan uang sejumlah yang tertera dalam rincian biaya perjalanan dinas kepada pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas. SPPD, rincian biaya perjalanan dinas 1 lembar dan bukti pengeluaran kas yang telah dilegalisasi 1 lembar diberikan kepada Departemen Akuntansi Keuangan untuk dilakukan penjurnalan. Bukti pengeluaran kas lembar 2 disimpan sebagai arsip.

5.   Berdasarkan SPPD, rincian biaya perjalanan dinas 1 lembar dan bukti pengeluaran kas yang telah dilegalisasi lembar 1, Departemen Akuntansi Keuangan melakukan penjurnalan secara komputerisasi menggunakan program SAP (Sistem Akuntansi Produksi). Setelah dilakukan perjurnalan, SPPD, rincian biaya perjalanan dinas 1 lembar dan bukti pengeluaran kas yang telah dilegalisasi lembar 1 diarsipkan oleh Departemen Akuntansi Keuangan.

6.   Pegawai yang melakukan perjalanan dinas dan telah sampai ditempat tujuan meminta legalisasi SPPD lembar 2 yang ia bawa, bisa berupa tanda tangan atau stempel sebagai bukti bahwa karyawan tersebut telah melaksanakan tugasnya. Setelah pegawai tersebut kembali bekerja, SPPD lembar 2 diserahkan ke Departemen Akuntansi Keuangan.

7.   Berdasarkan SPPD lembar 2 yang telah dilegalisasi di tempat tujuan, Departemen Akuntansi Keuangan mengarsipkan SPPD lembar 2 tersebut dan prosedur surat perjalanan dinas telah berakhir.

Gambar 4. FLOWCHART PROSEDUR SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS PT PINDAD (PERSERO) – Divisi Munisi